Wir freuen uns, die Reihe “1 Thema in 60 Minuten” fortzuführen. Es wird ein Workshop sein zur digitalen Ausleihe von Lastenrädern.

Die fLotte Berlin treibt ein digitales Ausleihsystem voran, welches Papier überflüssig machen soll und gleichzeitig sicher ist. Thomas von
der fLotte und Matthias vom VFL möchten das Konzept mit euch besprechen. Es soll später als Plugin für Commons Booking der Community zur Verfügung stehen.

WANN 13.11.2025, 20:00 bis 21:00 Uhr

ANMELDUNG nicht erforderlich

AGENDA

• Digitale Ausleihe – das fLotte Konzept
• Offene Diskussion & Feedback
• Wie macht ihr das bei euch?

PROTOKOLL DES WORKSHOPS

Ausgangslage

Bei der Ausleihe von Freien Lastenrädern ist der Buchungsprozess über die Webseite digital. Der Nutzende erhält eine Email mit der Bestätigung. Zur Abholung muss der Nutzende jedoch einen Ausleihformular mit seinen persönlichen Daten ausdrucken und ausfüllen. Dieses Formular gleicht die Station mit dem Personalausweis des Nutzenden ab, behält das Ausleihformular ein und gibt das Lastenrad heraus. Im selben Zuge wird mit dem Nutzenden ein verbindlicher Ausleihvertrag geschlossen.

Viele Nutzende können das Formular selber nicht ausdrucken und müssen es daher vor Ort umständlich und langwierig ausfüllen. Papier stellt einen Bruch im Verleihprozess dar. Daher sollen Ausleihformular und die Dokumentation der Abholung über eine Web App digitalisiert werden.

Anforderungen an einen digitalen Ausleihprozess

Zusätzlich soll eine Abholung per Papierformular grundsätzlich möglich bleiben.

Es herrscht eine rechtliche Aufbewahrungspflicht der Ausleihverträge.

Die App soll web basiert sein, sie soll als Commons Bookings Plugin für alle Freien Lastenrad Initiativen kostenlos nutzbar sein

Es kann ein Frontend für die Nutzenden und ein Frontend für die Standorte geben

Vorstellung des Ausleihprozesses bei Klara Kaufungen (19 Räder)

Sie verleihen die Lastenräder aus farabo XXL Boxen von Kiwabo aus. Eine Box kostet ca. 1500€ (Stand Nov 2025) und sie wird vom Hersteller geliefert und vor Ort aufgebaut. Die Boxen sind recht klein mit einem Einschiebemaß von 270x 128 x 76 cm.

Die Bodenschiene muss umgebaut werden, da sie für viele Lastenräder zu schmal ist.

Ablauf der Nutzerregistrierung und der Ausleihe:

1. Registrierung der Nutzenden in Commons Booking (CB)

2. Es erfolgt eine Einweisung und ein Nutzungsvertrag wird unterschreiben

Kaufungen und Kassel gehen hier leicht unterschiedlich vor. Die Einweisung in Kaufungen ist für jeden Radtyp (1 Spurer, Dreirad Rikscha) einzeln und verbindlich.

Die Freischaltung erfolgt für jeden Radtyp getrennt in CB.
Kassel macht eine etwas einfachere Einweisung nutzt aber auch die Freischaltung in CB.

Die nötige Mehrfachregistrierung ist hier zwar nervig, verhindert aber Kettenbuchungen.

3. Der Nutzende erhält eine RFID Karte.
In Kaufungen ist diese personalisiert, in Kassel ist sie nummeriert. In beiden Fällen erfolg die Ausgabe der Karte nach Ausweiskontrolle

4. Die Lastenräder stehen in Boxen mit mit elektronischem Türschloss

5. Die Abholung wird in diesem Video erklärt: https://www.klara-kaufungen.de/d/so-funktionierts/

6. Die RFID Karte wird an das Türschloss gehalten und dieses gleicht die Karte mit einer vorhandenen Buchung an

7. Das Rad ist in der Box mit einem Stahlseil und Schloss gesichert

8. Für das Fahrradschloss gibt es einen zusätzlichen Schlüsselkasten.
Es ist keine PIN nötig auch wenn es so aussieht. Der Schlüsselsafe ist umgebaut und wird gleichzeitig mit den Türen geöffnet.

Weiterentwicklung geplant:
In Kaufungen wird überlegt eine komplette Hütte zu bauen die für weitere Standorte z.B. Kassel eingesetzt werden könnte.
Es werden ca. 4000€ Gesamkosten für eine Hütte ohne Solarmodul anvisiert. Eine Solarmodul Variante ist auch in der Überlegung.

In Österreich gibt’s diese schon in Verknüpfung mit einem dortigen Buchungssystem. Die Österreichische Hütte gibt es mit und ohne Solarmodul für ca. 8000€ / 11000€

Haftung im Schadensfall:  
Der Eigentümer der RFID Karte haftet für alle Schäden, die mit seiner Karte zustande kommen.

Gesicherte Benutzerregistrierung durch LaMa – Dein Lastenvelo Mannheim

Problem:

Anmeldeformular ohne Sicherung gegen Bots. Trotz der Konfiguration von Buchungseinschränkungen machten viele Nutzende Kettenbuchungen und liehen sich Räder übermäßig häufig aus. Nutzende konnten sich mit einer anderen Emailadresse zusätzliche Zugänge erstellen.

Lösung:  

– Sicherung des Formulars gegen Bots durch eine kostenlose Lösung von Cloudflare
– Nutzende erhalten eine Bestätigungsemail. Erst nach Bestätigung ist der Zugang aktiv. Bei nicht bestätigung wird die Registrierung automatisch nach x Tagen gelöscht.
– Ein neues Registrierungsformular wurde mit dem kostenfreien WordPress Plugin Ultimate Member erstellt
– Es müssen nun leider folgende personenbezogene Daten eingegeben werden:  Vor- und Nachname, Adresse, Telefonnummer und Ausweisnummer
– Vermeidung von doppelten Zugängen: Das Plugin erlaubt nur die einmalige Verwendung von Telefonnummer, Email und Ausweisnummer

Geplante Weiterentwicklungen:

– Digitales vorausgefülltes Buchungsformular:  
Für jede Buchung wird automatisch ein digitales Buchungsformular erstellt. Es enthält die personenbezogenen Daten des Nutzenden. Es zieht sich aus der CB Buchung das Start- und Enddatum der Buchung.

Der Nutzende zeigt bei der Abholung des Lastenrades das digitale Buchungsformular. Die Station gleicht die Daten auf dem Formular mit Personalausweis ab.

Wichtig: Die Buchung darf nicht mehr stornierbar sein, da sich Buchende sonst kürzere Buchung generieren können und das Rad so einfach unterschlagen können. Oder: Stornofunktion wird beibehalten und die Station muss die Rückkabe digital quittieren.

Bitte tragt dazu bei, dass sich jeder Mensch im Netzwerk und bei unseren Veranstaltungen sicher und willkommen fühlt.
Wir tragen gemeinsam die Verantwortung für einen respektvollen Umgang. Danke! (siehe auch Verhaltenscodex für Veranstaltungen)

Allgemein bekannte Online-Meeting Netiquette:

• Rechtzeitig einloggen und vor Beginn Ton und Bild prüfen
• Vor- und Zuname, Stadt und/oder Lastenrad Initiative angeben, damit anderen wissen, wer du bist
• gerne die Kamera einschalten und per virtuellem Handzeichen melden
• Mikrofon stummschalten, wenn du gerade nicht sprichst